진술서 작성 시 유의해야 할 점과 구성 방법

진술서는 특정 사건이나 상황에 대해 작성자가 직접 경험하거나 인지한 사실을 문서로 정리하여 제출하는 서류입니다.
진술서는 향후 사실관계를 판단하는 중요한 자료로 활용될 수 있기 때문에, 감정적 표현이나 추측은 배제하고
사실 중심으로 작성하는 것이 핵심입니다.

1. 진술서의 목적 이해하기

진술서의 목적은 작성자의 입장을 명확하게 전달하는 것입니다.
이 문서는 상대방을 설득하거나 감정을 표현하기 위한 문서가 아니라,
‘무슨 일이 언제, 어디서, 어떻게 발생했는가’를 정리하여 제시하는 역할을 합니다.

따라서 “억울합니다”, “기분이 좋지 않았습니다”와 같은 감정 중심 표현보다는
“○○시각, ○○장소에서 ○○ 상황이 있었습니다”와 같은
객관적 서술이 적합합니다.

2. 기본 구성 요소

진술서는 다음과 같은 항목을 포함하는 것이 일반적입니다.

• 제목: 진술서 또는 사건 경위서
• 작성자 정보: 이름, 생년월일, 주소, 연락처
• 사실관계 서술: 일시, 장소, 관련자, 상황 진행 과정
• 입장 정리: 오해 소지가 있는 부분에 대한 명확한 설명
• 작성 일자 및 서명: 자필 서명 또는 전자 서명 포함

3. 사실관계 서술 시 유의사항

사실을 전달할 때는 시간의 흐름(연대기 순)에 맞추어 정리하는 것이 이해를 돕습니다.
특히 날짜와 시간, 장소는 가능한 한 구체적으로 기재하는 것이 중요합니다.

예시:

2025년 10월 21일 오전 10시 30분경, ○○빌딩 3층 회의실에서 ○○와 ○○ 간 대화가 있었습니다.
당시 저는 회의 준비를 위해 자료를 출력하고 있었으며, 이 상황을 바로 옆에서 직접 확인하였습니다.

이처럼 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게의 요소가 빠지지 않아야 하며,
상대방의 의도나 감정에 대한 추측 표현은 피해야 합니다.

4. 사용을 피해야 하는 표현

• “아마 그랬을 것입니다.” (추측)
• “상대방이 나쁜 의도를 가졌다고 생각합니다.” (의도 단정)
• “정확하진 않지만 대략…” (불명확 표현)
• “화를 참을 수 없었습니다.” (감정 중심 표현)

진술서는 사실을 확인하는 문서이므로, 확실하지 않은 내용은 포함하지 않는 것이 원칙입니다.

5. 분쟁 예방을 위한 작성 팁

• 근거가 되는 기록이 있다면 문자 메시지, 사진, 이메일 등을 별첨으로 표기합니다.
• 자필 서명은 문서의 신뢰도를 높이는 중요한 요소입니다.
• 최종 제출 전, 제3자가 읽어 보아도 이해가 되는지 문장 흐름을 점검하는 것이 좋습니다.

6. 결론

진술서는 작성자의 입장을 보호하고 사실관계를 명확히 하기 위한 중요한 문서입니다.
그러므로 사건의 흐름을 정확하게 정리하고, 사실에 근거하여 간결하고 명확하게 작성해야 합니다.
제출 전에 날짜, 장소, 인물, 상황 요약이 정확한지 한 번 더 검토하시면 분쟁 예방에 도움이 됩니다.